Démystifier le contrôle Urssaf

• Étapes d’un contrôle 
• Documents contrôlés
• Préparer le contrôle 
• Accueillir l’inspecteur 
• Lire les observations du contrôle 
• Eventuelles sanctions
• Opposer des textes à l’Urssaf  

Cadre d’un contrôle  

• Zen : toutes les entreprises (privées ou publiques) contrôlées sont sélectionnées de façon aléatoire par l'Urssaf, selon un plan annuel de contrôle.

• Commençons par le commencement 😊 L’Urssaf : c’est un réseau de 22 agences régionales constituées autour l’Urssaf Caisse Nationale. Elles collectent et répartissent les cotisations et contributions sociales, finançant le régime général de la Sécurité sociale.

• 🎯 L’Urssaf vérifie que vous avez bien appliqué vos obligations relatives aux cotisations et contributions sociales : l’assiette, le taux et le calcul. Sont vérifiées les cotisations d’assurances sociales, d’accident du travail, allocations familiales dues par l'employeur au titre des travailleurs salariés ou assimilés ; la contribution sociale généralisée (CSG) et contribution pour le remboursement de la dette sociale (CRDS) sur les revenus d’activité salariée ; et les contributions d’assurance chômage. 

• 📅 Pas de contrôle sur une période antérieure à 3 ans. Un contrôle réalisé en septembre 2024 portera sur 2021, 2022, 2023 + année en cours (janvier à septembre 2024).

• ⏱️ En moyenne, un contrôle dure de 1 à 2 mois selon la situation de l’entreprise (taille, documents transmis, etc). Il ne peut pas dépasser 3 mois pour une société de moins de 10 salariés ou un travailleur indépendant (prorogeable 1 fois à la demande du contrôlé ou de l’Urssaf).

• 🔙 L'Urssaf ne peut pas redresser des éléments déjà contrôlés sans ayant fait l'objet d'observations, si les circonstances restent identiques.

• 🏢 Le contrôle peut se faire sur place dans l’entreprise, ou sur pièces (moins de 11 salariés) dans les locaux de l’Urssaf et sur la base des documents demandés.

• 👪 Les décisions de l’Urssaf sont individuelles. Chaque Urssaf décide indépendamment pour chaque établissement. En cas de désaccords, l'Urssaf Caisse Nationale peut arbitrer.

• Notification du contrôle

  • L'Urssaf envoie un avis de contrôle 30 jours avant celui-ci, détaillant la date de visite, vos droits (assistance d’un Conseil) et les documents requis à remettre sous 30 jours. 💡 L’absence d’avis de contrôle ou l’omission d’une mention entraîne la nullité du contrôle.

• Contrôle et période contradictoire 

  • L'inspecteur examine les documents ou vient vous rendre visite. 🥳. A l’issue du contrôle, il vous présente ses analyses et les suites du contrôle. Vous recevez une lettre d'observations à laquelle vous avez 30 jours pour répondre.

  • Répondez aux éventuelles observations conduisant notamment à la contestation de tout ou partie des redressements et/ou à une argumentation contradictoire de droit et de fait étayée par des justificatifs. 

  • L'inspecteur doit ensuite justifier par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception) chaque point. Sa réponse doit détailler, par motif de redressement, les montants qui, le cas échéant, ne sont pas retenus et les redressements maintenus.

  • 💡 Cette réponse est importante car elle peut permettre de réduire le montant du redressement ! Gardez bien une preuve d’envoi ✉️ Vous pouvez rallonger ce délai de 30 jours, sur demande envoyée à l’inspecteur. 

• Procès-verbal de contrôle 

  • Après 30 jours, l'Urssaf envoie le procès-verbal de contrôle et potentiellement une mise en demeure de payer les cotisations (et éventuelles majorations ou pénalités de retard). 😨

  • Vous avez 30 jours pour payer, avec possibilité d'échelonnement ou remise gracieuse des majorations et pénalités.

  • Les pratiques validées restent valables lors d’un contrôle ultérieur sauf : fraude ou dissimulation volontaire lors du précédent contrôle ; modification de la loi ou de vos pratiques depuis le précédent contrôle.

• Recours

  • Vous avez 2 mois pour contester le procès-verbal de contrôle (soyez convaincant 🦾). La Commission de Recours Amiable (CRA) a 2 mois pour répondre, sinon c'est un rejet implicite.

• Contentieux

  • Toujours pas d’accord ? Votre demande a été rejetée ? Saisissez le tribunal judiciaire le plus proche du siège de l'entreprise dans le délai d'un mois à compter de la notification de la décision de la CRA (seul  ou à l'aide d'un avocat).  

  • Malgré la saisine de la CRA, l’Urssaf peut recouvrer les sommes visées dans la mise en demeure après 1 mois. En pratique, l’Urssaf attend la fin du délai de 2 mois de la saisine de la CRA.

  • Vous pouvez faire appel de la décision du tribunal, 1 mois après la décision du tribunal judiciaire si la somme contestée est supérieure à 4000€ ou le montant est indéterminé, ou si le litige concerne la CSG / CRDS. Un dernier recours peut être formé dans un délai de 2 mois devant la Cour de cassation à compter de la notification de la décision de justice (jugement du tribunal judiciaire ou l’arrêt de cour d’appel). 🧑‍⚖️

  • 💡 La saisine de la CRA et la procédure gracieuse sont gratuites mais ne prévoit pas votre présence lors de l’examen de votre dossier devant la commission. Celle-ci a d’ailleurs tendance à confirmer les redressements.

• Si les documents sont dématérialisés, l’inspecteur peut mettre en oeuvre un contrôle automatisé. Vous avez 15 jours pour choisir entre fournir les documents ou gérer les traitements automatisés vous-même.

• L'inspecteur précisera les détails si vous gérez les traitements (ceux à réaliser, délais pour les effectuer et normes des fichiers attendus).

• Les documents couramment demandés incluent l'extrait Kbis, bulletins de salaire, contrats de travail et leurs documents de rupture, procès-verbaux d’assemblée générale, acte de mise en place des régimes Santé ou Prévoyance, fichiers transmis dans le cadre de la déclaration sociale nominative (DSN), demandes de dispenses d’adhésion, contrats collectifs d’assurance et leurs notices d’informations.

Vous avez 30 jours pour tout préparer ⏰ Sollicitez l’inspecteur, notamment pour montrer votre bonne foi quant à vos pratiques. 

• Constituez le dossier du contrôle : rassemblez les documents listés dans l’avis de contrôle, en remontant aux 3 années précédentes. Faites le point sur les documents manquants pour le jour J. 

• Désignez un point de contact dans l’entreprise qui sera l'interlocuteur technique de l’inspecteur et qui se rendra disponible en cas de question (conseiller juridique habituel tel que votre juriste, comptable ou avocat).

• Briefez certaines équipes pour remonter les points les plus à risques. Cela vous permettra de mieux argumenter en cas de question de l’inspecteur.

• Accueillez le bien ☕ et restez disponible. Profitez de cette occasion pour approfondir certaines problématiques que vous rencontrez sur une réglementation en particulier 🧠.

• Il peut interroger tout salarié pour connaître notamment son nom et adresse, la nature de ses missions, le montant de sa rémunération et éventuels avantages en nature. Il ne peut pas interroger les salariés d’une autre société ou d’un prestataire.

• L’inspecteur peut exiger la communication d'un document présentant un intérêt pour le contrôle. Sinon, vous pouvez refuser de le transmettre sans justification ! 

A l’issue du contrôle, l’inspecteur envoie une lettre d’observations mentionnant les éléments constatés :

• soit vous avez bien appliqué la loi 👏: aucune observation n’est formulée. 

• soit vous recevez des observations pour l’avenir sans redressement. A vous de mettre vos pratiques à la page ! 

• soit vous recevez des observations qui entraîneront des régularisations de cotisations en votre faveur, soit un redressement. 

La non-application des recommandations d'un contrôle précédent entraîne une majoration. 😬 La lettre d'observations doit contenir des éléments spécifiques pour être valide, sinon le contrôle peut être annulé : objet du contrôle, période vérifiée, documents consultés, date de fin de contrôle, observations détaillées avec le fondement de droit et de fait, indication du montant des assiettes concernées, mode de calcul et montant des redressements, délai de réponse, droit à l'assistance d'un Conseil, et montant des majorations ou pénalités.

Un redressement faisant suite à un contrôle sur le contrat de protection sociale complémentaire peut être réduit selon la gravité de l'erreur (nécessite l'accord de l'inspecteur). Cela permet de ne pas réintégrer dans l'assiette des cotisations l'ensemble des contributions patronales les garanties santé ou prévoyance. 😅

Ce redressement réduit couvre toutes les erreurs relevées en protection sociale complémentaire sauf : 

• un manquement grave révélant une méconnaissance de la réglementation ; 

• l’octroi d’un avantage personnel ou d’une discrimination ; 

• une irrégularité ayant déjà fait l'objet d’observations lors d’un contrôle sur les 5 dernières années ; 

• le travail dissimulé, 

• l’obstacle à contrôle (l’inspecteur n’a pas été reçu) ou l’abus de droit (l’employeur a dépassé la limite d'exercice d’un droit).

La réduction s'applique :

• aux salariés dont la couverture ne respecte pas les critères relatifs au caractère  “collectif” et “obligatoire” d’un régime de protection sociale complémentaire (les 2 critères permettant le bénéfice d’exonérations de cotisations sociales sur le financement employeur) ; 

• aux salariés pour lesquels l’entreprise ne possède pas les justificatifs nécessaires, à hauteur de 1,5 fois les sommes faisant défaut si le motif concerne l’absence de déclaration sur l’honneur pour une demande de dispense ; ou permettant d’apprécier le caractère “collectif” et “obligatoire” du régime ;

• ou 3 fois ces sommes, dans les autres cas, si le manquement ne révèle pas une méconnaissance de la réglementation d’une particulière gravité (caractère collectif).

• Le bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) rassemble la réglementation et les commentaires de l’administration en matière de cotisations et contributions de Sécurité sociale. Son contenu est opposable en cas de contrôle Urssaf.

• La « Charte du cotisant contrôlé » vous informe sur vos droits et obligations lors du contrôle et est opposable à l’Urssaf.

• Le rescrit social permet d'obtenir une décision opposable de l'Urssaf sur l'application de la réglementation, tant que la situation de fait ou la législation en cause n’a pas été modifiée (si l’Urssaf modifie sa position, le cotisant en est informé). L’Urssaf a 3 mois pour notifier sa décision. Son absence de réponse lui interdit de procéder à un redressement fondé sur l’objet du rescrit entre la fin du délai de réponse et la réponse explicite. 💡 Pas de rescrit social possible quand vous avez déjà reçu un avis de contrôle. Alan vous recommande, en cas de doute sur l’application d’une législation, d’envoyer une demande de rescrit social.